Kako uključiti Out of Office
Vodič je stariji od 2 godine i možda nije u potpunosti aktualan.
Idete li na poslovni put, godišnji odmor ili jednostavno neko vrijeme nećete biti u uredu na radnom mjestu, primjer dobre poslovne prakse i profesionalnosti je uključiti Out of Office kako bi svi koji vam šalju e-mail znali da ste odsutni, koliko dugo ste odsutni te kome se obratiti.
U ovom vodiču ćemo pokazati kako uključiti Out of Office u Microsoft Outlooku, budući da su Windowsi i MS Office najčešće korišteni software u tvrtkama. Pokazat ćemo postupak na MacOS-u i u Windowsima.
Uključite Out Of Office na Macu
Kako biste uključili Out of Office na Macu, otvorite Microsoft Outlook, zatim u alatnoj traci na vrhu ekrana pritisnite Tools (Alati).
Zatim u padajućem izborniku odaberite Out of Office…
U prozoru koji će se otvoriti kvačicom označite Send automatic replies for account “xy”.
U polje Reply once to each sender with (Odgovori jednom svakom pošiljatelju) upišite tekst poruke koji želite da zaprime pošiljatelji.
Kvačicom označite polje Only send replies during this time period (Šalji Out of Office odgovore isključivo u ovom periodu) te označite period tijekom kojeg vas neće biti. Obično ovdje stavljamo radno vrijeme tvrtke, poput primjerice od 09:00h do 17:00h ili, ako ste odsutni više dana, od jutra prvog dana kad ste odsutni do 17h zadnjeg dana odsutnosti.
I time ste postavili Out of Office koji će slati odgovore o odsutnosti u vašoj organizaciji.
Ukoliko poruke o odsutnosti želite slati i izvan svoje tvrtke, poput primjerice dobavljačima, klijentima i stranim klijentima, kvačicom označite polje Also send replies to senders outside my organization (Također šalji Out of Office odgovore pošiljateljima izvan moje organizacije).
Možete označiti da se odgovori šalju isključivo pošiljateljima s kojima ste već kontaktirali i koji se nalaze u vašem imeniku (Only to senders in my Contact list), a možete označiti i da se šalje svim vanjskim pošiljateljima (Send to all external senders).
U polje ispod unesite poruku. Poruka može biti na hrvatskom, identična kao ona prva, ili na bilo kojem drugom jeziku. U slučajevima kada puno komunicirate sa strancima, dobro je napisati na engleskom.
Potvrdite pritiskom na OK i to je to!
Uključite Out of Office na Windowsima
Otvorite Microsoft Outlook i pritisnite File u gornjoj alatnoj traci (Datoteka).
Zatim u prikazanom izborniku na tabu Info odaberite Automatic Replies (Automatski odgovori).
Postavite sve kao i u koraku prije ovog, upišite tekst, zadajte datume i kome ćete slati automatski odgovor te spremite pritiskom na OK.
Nadamo se da je ovaj vodič koristio. Ako imate pitanja, možete nam se obratiti putem formulara pitajte učitelja
