Excel: VLOOKUP kako i kada?

Na Internetu ima puno primjera s ovom formulom i puno objašnjenja, a mi ćemo pokušati što jednostavnije objasniti princip postavljanja formule i što ona radi na primjeru jednostavnih tablica.

VLOOKUP je formula koja traži željenu vrijednost u zadanom opsegu i upisuje ju u stupac u koji smo upisali formulu. Pritom, u obje tablice moramo imati jednaku vrijednost kao poveznicu, primjerice jednako ime i prezime, uz koje pridružujemo željene podatke. Ključno je da se poredbene vrijednosti nalaze u stupcu lijevo od podataka koje želite pronaći, te jedino u tom slučaju formula funkcionira.

Uzet ćemo primjer osobe, odnosno imena i prezimena. Pod preduvjetom da je poveznica imena i prezimena u obje tablice jednako upisana, možete uparivati sve podatke koje su pridružene jednom redu gdje se to ime i prezime nalazi.

1. korak

Imate dvije tablice, bez obzira jesu li u dva sheeta ili u dva zasebna excel dokumenta. U svrhu pojednostavljenja, napravit ćemo dvije jednake tablice istog redoslijeda kolona. Tablica 1. sadrži podatke (ime i prezime, naziv grada kojem pripadaju, spol i dob), a tablica 2. je naša “radna tablica” u koju moramo pridružiti tražene podatke.

tablica 1. – tablica koja sadrži podatke

 tablica 2. – naša “radna tablica” u koju želimo pridružiti tražene podatke

2. korak

Za primjer ćemo uparivati podatke iz kolone “B”, odnosno naziv grada.

U tablici 2., našoj “radnoj tablici”, u ćeliju u koju želite pridružiti podatke upišete prvo znak “=” koji pretpostavlja unos formule, te zatim upisujete VLOOKUP. Excel vam sam ponudi opciju te formule, te ju vi duplim klikom mišem odabirete.

Duplim klikom na formulu Excel otvara zagradu i traži lookup value. Lookup value je polazišna točka s kojom povezujemo podatke, poveznica koja postoji jednaka u obje tablice, odnosno konkretno u našem slučaju ime i prezime uz koje želimo pridružiti podatke koji postoje u prvoj tablici – u našem primjeru grad.

3. korak

Odemo do tablice 1., označimo poveznicu ime i prezime te upišemo “;“.

4. korak

Točka-zarez nas prebacuje na sljedeći dio formule koji moramo označiti, odnosno table array. Table array je raspon u tablici koji se označava na način da odaberemo kolone (ili ćelije) OD polazišne točke i poveznice koja nam je jednaka u obje tablice (ime i prezime) DO podatka koji nam je potreban odnosno koji tražimo (grad).

Označimo table array, odnosno odaberemo prve dvije kolone jer smo u ovom primjeru rekli upariti podatak o gradu. Prvu zato što je tu poveznica ime i prezime, a drugu jer nam treba podatak o gradu. Nakon toga upišemo “;”

Po upisu “;” nas traži col index nu. Col index nu označava REDNI BROJ kolone od poveznice do podatka koji nam je potreban, s tim da se broji i prva kolona poveznice.

Tako u našem primjeru upisujemo broj 2 (kolona ime i prezime je 1 i kolona koja nam treba, grad, je 2. Da smo uzeli primjer podatka o dobi, upisivali bismo broj 4, a za spol 3).

Nakon što smo upisali broj kolona od poveznice imena i prezimena do odredišta grada, ponovno upisujemo “;“.

5. korak

Excel nas sada pita treba li gledati samo apsolutno jednaku vrijednost koju pronađe ili samo sličnu.

Ovdje odabirete “FALSE” enterom, što znači da nas zanima samo jednaka vrijednost, odnosno baš Ana Anić koju smo uzeli kao primjer i njen grad.

Ukoliko ne potvrdite enterom već duplim klikom mišem, morate zatvoriti zagradu “)” te potvrditi unos.

6. korak

Nakon što ste stisnuli enter, formula je povukla podatak koji ste zadali, odnosno pridružila je grad.

Formulu možete “povući” plusićem koji se pojavi kada mišem dođete na donji desni kut ćelije, te će Excel kroz cijelu kolonu automatski istom formulom pridružiti podatke.

7. korak

Prethodno spomenutim plusićem možete odabirom označenog polja definirati što želite kopirati “povlačenjem”. Možete kopirati sve (tekst i formating ćelije – boju, font, cell border i sl.), možete kopirati samo formating ćelije ili kopirati samo tekst kako bi vam vaš izgled tablice ostao nepromijenjen. Ovaj korak je opcionalan i nije nužno ništa dodatno definirati, niti ga klikati.

Pomicanjem plusića u desno, kao što smo ranije pomicali prema dolje, Excel automatski prepoznaje formulu i pridružuje podatak koji se u prvotnoj tablici nalazi odmah uz poveznicu ime i prezime. U našem slučaju nam to odgovara obzirom su tablice jednake, odnosno jednak je redoslijed i naziv kolona. Kada to ne bi bio slučaj, formulu bismo morali ponovno i zasebno unijeti u traženu kolonu.

Ponovno povlačimo plusić prema dolje, dok postoje redovi za koje su nam potrebni podaci. Ista stvar se može napraviti i kopiranjem formule s desnim klikom na miša -> copy -> paste special -> formulas ili samo copy ->paste.

8. korak

Završni korak nakon VLOOKUP-iranja je obično micanje formula ukoliko vam iste više nisu potrebne. Isto učinite tako da označite svoju radnu tablicu koja sadrži formule.

Zatim desnim klikom mišem na označenu tablicu odabirete naredbu Copy.

Zatim ponovnim desnim klikom mišem na istu tablicu odabirete naredbu Paste Special…

I kako biste završili formatiranje tablice bez formula, odabirete naredbu Values, kako bi vam ostale samo upisane vrijednosti te na kraju odabirete OK.

Ovaj korak je potreban samo ukoliko želite maknuti formule iz tablice.

Nadamo se da vam je ovaj vodič pomogao.